Als zzp'er je administratie uitbesteden: wanneer is het slim?
Zelf boekhouden of uitbesteden als zzp'er? Signalen dat het tijd is voor hulp, de tussenvormen en hoe je de samenwerking met een boekhouder regelt.
Zelf doen of uitbesteden?
Als zzp'er ben je vaak alles tegelijk: vakmens, verkoper, planner en administrateur. Veel zzp'ers beginnen met zelf boekhouden. Dat kan prima, zeker als je weinig klanten hebt en het leuk vindt om je cijfers zelf bij te houden. Maar er komt vaak een moment waarop je je afvraagt of het niet slimmer is om het uit te besteden. In dit artikel lees je welke signalen daarop wijzen, welke tussenvormen er zijn en hoe je de samenwerking regelt.
Signalen dat het tijd is voor hulp
- Je schuift je administratie steeds voor je uit. Bonnetjes stapelen zich op en elke aangifte is een race tegen de klok.
- Je twijfelt of je het goed doet. Je weet niet zeker of je alle regels goed toepast of of je iets over het hoofd ziet.
- Je situatie wordt ingewikkelder. Je gaat investeren, klanten in het buitenland krijgen, iemand inhuren of overweegt een andere rechtsvorm.
- Het kost je te veel tijd. De uren die je aan je administratie kwijt bent, had je liever aan je klanten of aan jezelf besteed.
- Je privésituatie verandert. Samenwonen, een huis kopen of een kind krijgen kan invloed hebben op je aangifte.
Herken je een of meer van deze punten, dan is een gesprek met een boekhouder de moeite waard. Vaak is het eerste gesprek vrijblijvend.
De tussenvormen
Uitbesteden hoeft niet alles of niets te zijn. Er zijn verschillende vormen, en veel kantoren bieden pakketten die daarbij passen.
| Vorm | Wat jij doet | Wat de boekhouder doet |
|---|---|---|
| Alleen jaarwerk | Dagelijkse boekingen en btw-aangiftes | Jaarafsluiting en aangifte inkomstenbelasting |
| Meekijken | Zelf boeken in een online pakket | Controle, correcties, aangiftes en vragen beantwoorden |
| Volledig uitbesteden | Stukken aanleveren en facturen maken | Boekingen, btw-aangiftes, jaarwerk en aangifte |
De vorm die bij je past, hangt af van hoeveel tijd en zin je hebt, hoe complex je administratie is en hoeveel zekerheid je wilt.
Wat levert uitbesteden op?
De belangrijkste winst is vaak rust en tijd. Je hoeft niet zelf alle regels bij te houden en je hebt iemand om op terug te vallen als de Belastingdienst een vraag stelt. Een boekhouder kan je ook helpen begrijpen welke ondernemersregelingen in jouw situatie van toepassing kunnen zijn. Welke dat zijn en onder welke voorwaarden, hangt af van je situatie en van de regels die op dat moment gelden. Kijk daarvoor ook op de website van de Belastingdienst, en ga niet alleen af op tips van collega's of internet.
Uitbesteden kost wel geld. Wat het kost, hangt af van je administratie en wat je uitbesteedt. Lees in wat bepaalt de kosten van een boekhouder hoe kantoren hun prijs opbouwen.
Zo regel je de samenwerking
- Leg de taakverdeling vast. Wie boekt wat, wie doet de aangiftes en wie controleert?
- Spreek een vast ritme af. Bijvoorbeeld elke maand je stukken aanleveren, of in elk geval ruim voor een aangifte.
- Kies samen een pakket. Werk je al met een boekhoudpakket, vraag dan of het kantoor daarmee kan werken.
- Houd zelf overzicht. Ook met een boekhouder is het goed om ongeveer te weten hoe je ervoor staat en wat je opzij moet zetten voor belasting.
- Evalueer na een jaar. Past de vorm nog, of wil je meer of juist minder uitbesteden?
Zelf blijven doen, maar slimmer
Besluit je het voorlopig zelf te blijven doen? Dan helpt een goede routine enorm. In 10 tips om je administratie bij te houden lees je hoe je dat aanpakt. En aan het eind van het jaar helpt de checklist voor de jaarafsluiting, ook als je die zelf doet.
Een boekhouder voor zzp'ers vinden
Op de kaart zie je boekhouders die op hun website noemen dat ze zzp'ers helpen. Vraag bij twee of drie kantoren een offerte op en zet ze naast elkaar met de offerte-vergelijker. Zo zie je niet alleen wat het kost, maar ook welke taken er wel en niet in zitten. Begin je zoektocht op de kaart.
Deze informatie is algemeen en vervangt geen persoonlijk advies; kijk voor actuele regels op de website van de Belastingdienst of vraag het een boekhouder of fiscaal adviseur.