Wat bepaalt de kosten van een boekhouder?
Hoe boekhouders hun prijs opbouwen, welke factoren meetellen en hoe je offertes van verschillende kantoren eerlijk met elkaar vergelijkt.
Waarom er geen vaste prijs is
Wie een boekhouder zoekt, wil natuurlijk weten wat het kost. Een vast antwoord is er niet. De prijs hangt af van jouw administratie, van wat je uitbesteedt en van hoe het kantoor werkt. Twee offertes die op het eerste gezicht ver uit elkaar liggen, kunnen in de praktijk dichter bij elkaar zitten dan je denkt, of juist andersom. In dit artikel lees je welke factoren de prijs bepalen en hoe je offertes eerlijk vergelijkt.
Wat bepaalt de prijs?
De omvang van je administratie
Hoeveel facturen, bonnetjes en bankmutaties heb je per maand? Een zzp'er met een handvol klanten heeft minder boekingen dan een webwinkel met honderden kleine bestellingen. Veel kantoren baseren hun prijs mede op het aantal boekingen of de omzet.
Wat je uitbesteedt
Laat je alleen de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting doen, of ook de dagelijkse boekingen, de btw-aangiftes en de salarisadministratie? Hoe meer taken, hoe hoger de prijs, maar ook hoe minder tijd je er zelf aan kwijt bent.
Hoeveel je zelf doet
Werk je zelf in een online boekhoudpakket en zet je alles netjes klaar, dan heeft het kantoor minder werk. Lever je een schoenendoos met bonnetjes aan, dan kost het meer tijd. Sommige kantoren hebben aparte pakketten voor wie veel zelf doet.
Je rechtsvorm en situatie
Een eenmanszaak heeft meestal een eenvoudigere administratie dan een bv of een bedrijf met meerdere eigenaren. Personeel, voorraad, buitenlandse klanten of meerdere activiteiten maken het werk ook uitgebreider.
Advies en bereikbaarheid
Zit er een vast aantal adviesgesprekken in, of betaal je elk telefoontje apart? Krijg je tussentijdse cijfers? Een lage prijs zonder advies kan prima zijn als je weinig vragen hebt, maar duurder uitvallen als je regelmatig hulp nodig hebt.
Software
Sommige kantoren rekenen het boekhoudpakket mee in de prijs, bij andere betaal je het abonnement zelf. Vraag het na, want het maakt verschil in je totale kosten.
Manieren waarop kantoren rekenen
| Prijsvorm | Hoe het werkt | Let op |
|---|---|---|
| Vast bedrag per maand of kwartaal | Eén bedrag voor een afgesproken pakket | Wat zit er wel en niet in? |
| Uurtarief | Je betaalt de tijd die het kantoor kwijt is | Vraag om een inschatting van het aantal uren |
| Prijs per dienst | Losse prijs voor bijvoorbeeld jaarwerk of aangifte | Tel alle losse posten bij elkaar op |
| Combinatie | Vast bedrag plus uurtarief voor extra werk | Wanneer is iets extra werk? |
Zo vergelijk je offertes eerlijk
- Maak een lijst van wat je nodig hebt. Welke taken wil je uitbesteden? Gebruik die lijst bij elke offerte.
- Reken alles om naar een jaarbedrag. Een bedrag per maand, een bedrag per kwartaal en losse posten zijn pas te vergelijken als je ze bij elkaar optelt.
- Tel eenmalige kosten apart. Een startgesprek of het inrichten van je administratie betaal je meestal alleen het eerste jaar.
- Vraag naar extra werk. Wat kost het als je meer boekingen hebt dan gepland, of als er een extra vraag komt?
- Controleer btw. Staan alle bedragen inclusief of exclusief btw? Vergelijk ze op dezelfde manier.
- Kijk verder dan de prijs. Ervaring met jouw branche, bereikbaarheid en een vaste contactpersoon zijn ook veel waard.
Met de offerte-vergelijker doe je dit in een paar minuten: je vult de bedragen uit de offertes in, de tool rekent ze om naar een jaarbedrag en laat zien welke taken uit jouw lijst in elke offerte ontbreken.
Is een boekhouder de kosten waard?
Dat hangt van je situatie af. Bedenk hoeveel tijd je zelf kwijt bent aan je administratie, hoe zeker je bent dat het goed gaat en wat je met die tijd anders had kunnen doen. Voor sommige ondernemers is zelf boekhouden prima, anderen slapen rustiger met een boekhouder. In administratie uitbesteden als zzp'er lees je meer over die afweging.
Houd er ook rekening mee dat de kosten van een boekhouder voor je onderneming zakelijke kosten kunnen zijn. Hoe dat voor jou uitpakt, kun je navragen bij je boekhouder of nalezen op de website van de Belastingdienst.
Offertes opvragen
Vraag bij twee of drie kantoren een offerte op, met dezelfde informatie over je bedrijf en je wensen. Op de kaart vind je boekhouders bij jou in de buurt; filter bijvoorbeeld op zzp'ers of mkb-bedrijven om kantoren te vinden die bij je passen.
Deze informatie is algemeen en vervangt geen persoonlijk advies; kijk voor actuele regels op de website van de Belastingdienst of vraag het een boekhouder of fiscaal adviseur.